一般情况下,劳动合同到期前一个月左右就应该给员工发书面通知了,格式参考如下:终止/续签劳动合同意向调查书_______(乙方):你的劳动合同将于__年__月__日到期,请按照下表内容填写自己终止/续签劳动合同的意向,于__年__月__日前交___________。如你选择终止意向,将视作提出终止劳动合同申请,公司将如期办理劳动合同终止手续。甲方签发人(签名或盖章):__年__月__日………………………………………………………………………………………………………………职工(乙方)意向:1、终止□2、续签□签______年期合同□续签无固定期限劳动合同□(注:连续在本单位工作满10年和2008年后新签或续签劳动合同已两次的员工,签约时可签无固定期限劳动合同。)职工(乙方)签名______日期:______………………………………………………………………………………………………………………部门意向:______部门经理______日期:______关于书面通知的格式和时间并无具体法律规定,但未及时续签劳动合同,如果超过一个月,用人单位是需要向劳动者支付双倍工资的。《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的,自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。